Весна — время не только годовой отчётности, но и годовых собраний для ООО. Нужно ли проводить общее собрание? А если компания небольшая и нет вопросов, которые решают с помощью голосования? Об этом пишут и напоминают не так часто. А ещё появились новинки в законе. Поэтому давайте разберёмся.

Оказывается, как минимум раз в год собираться нужно всем. Об этом указано в 34 статье Федерального закона №14. Если не провести собрание, можно попасть на штрафы до 700 000 рублей.

Рассказываем когда, что и как делать. Вам понадобятся Устав компании и все участники.

Когда

Собрание по итогам года проводится не раньше 1 марта и не позднее 30 апреля. Выберите дату в календаре. Не забудьте заглянуть в Устав, там могут быть указаны более строгие сроки.

Если в ООО всего 1 участник, проводить общие собрания не нужно. Но не забудьте в указанные сроки оформить решение единственного участника ООО.

Что обсудить на собрании

На ежегодном собрании обязательно утверждают годовой отчёт и годовой бухгалтерский баланс. Остальные вопросы обсуждаются по желанию участников и руководителя. Снова проверьте Устав: могут быть указаны дополнительные вопросы, которые обязательно нужно обсудить. Например, избрание ревизора или аудитора. Если по Уставу это обязательно и каждый год, то лучше сделать именно сейчас.

Как проводить собрание

Если в Уставе указано, что собрания проводить только с нотариусом, вам нужно заранее выбрать удобного нотариуса, договориться с ним о времени проведения и уточнить список документов. Помните, что собрание с нотариусом стоит денег. Иногда это 10 000 рублей, иногда — больше. Плюс в том, что протокол, заверенный нотариусом, сложнее оспорить. Это пригодится, если вы не дружите со всеми участниками :)

Если по Уставу нотариус не нужен, можно провести собрание без него. Выбирайте другой способ утверждения собрания, например, путём подписания протокола всеми участниками. В таком случае включите в повестку ещё один пункт — подтверждение принятия собранием решений и состава участников Общества, присутствовавших на собрании. По нему будет решение: принятие собранием решений и состав участников Общества, присутствовавших на собрании при их принятии, подтверждается подписями всех участников Общества на последней странице протокола собрания.

Какие документы оформить:

  1. Решение о проведении собрания. Чаще всего решение принимает руководитель ООО. В решении он указывает дату, время и место проведения собрания, а также утверждает повестку дня.

  2. Уведомление участников. В уведомлении указывайте время, место проведения общего собрания и предлагаемую повестку дня. Отправить его нужно каждому участнику заказным письмом по адресу, который указан в списке участников. В уставе может быть указан более простой способ уведомления, например, под расписку или по электронной почте. Уведомляйте заранее — за 30 дней до собрания, если другой срок не указан в Уставе.

  3. Список участников ООО. Список участников должна вести каждая организация с момента регистрации. В этом списке указана актуальная информация по участникам и их почтовые адреса. Если собрание проводите через нотариуса, то он потребует у вас выписку из списка участников.

  4. Отчёт о сделках с заинтересованностью. В нём указывайте сделки, заключенные в прошлом году, и в которых помимо выгоды компании имеется личная заинтересованность руководителя, участника исполнительных органов ООО или контролирующего лица. Например, вы директор ресторана, и хотите купить на деньги общества Мерседес у своего брата. Отчёт утверждается руководителем. Любой участник может с ним ознакомиться до общего собрания.

Будьте внимательны: отчёт о сделках с заинтересованностью стал обязательным с 2018 года.

  1. Протокол общего собрания, в котором обязательно укажите:
  • дату, время и место проведения собрания;

  • сведения об участниках собрания;

  • результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;

  • сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;

  • сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.

Обязательно подписывайте председателем и секретарём и храните в книге протоколов ООО.

После собрания в течение 10 дней отправьте всем участникам копию таким же способом, как уведомления.

Ответственность

Если ООО всё же не проведёт собрание до 30 апреля или сделает это с ошибками, то по статье 15.23.1. КоАП получат административный штраф: должностные лица от 20 000 до 30 000 рублей, а юридические лица — от 500 000 до 700 000 рублей.

Одновременно оштрафовать могут и руководителя, и компанию.

Привлечением к ответственности занимается Центробанк. По нашему опыту он этим не злоупотребляет. Чаще Центробанк возбуждает такие дела по жалобам участников ООО.

Как не платить штрафы

Ежегодно проводить собрания и правильно оформлять документы :) Но что делать, если вы уже провели собрание и допустили ошибки? Рассказываем, что можно сделать при разных нарушениях.

  1. Проверьте срок давности привлечения к ответственности, ссылаясь на статью 4.5 КоАП. Если на дату назначения наказания прошло больше года с момента, когда вы должны были провести собрание, то значит истёк срок давности и оштрафовать вас уже нельзя. Например, за то, что вы не провели ежегодное собрание в 2017 году можно оштрафовать только до 30 апреля 2018 года. Можно штраф не платить, но об этом нужно заявить.

  2. Доказать, что нарушение малозначительно. Ссылаясь на статью 2.9 КоАП, размер вреда и тяжесть наступивших последствий не представляет существенного нарушения охраняемых интересов. Например, вы не отправили участникам уведомления, а известили их по телефону, и они все явились, и собрание прошло успешно. В этом случае можно надеяться, что суд посчитает нарушение малозначительным и освободит вас от ответственности.

  3. Заменить штраф на предупреждение, ссылаясь на статью 4.1.1 КоАП. Можете на это рассчитывать, если вы являетесь субъектом малого и среднего предпринимательства (проверить это можно в реестре) и это ваше первое административное правонарушение.

  4. Просить назначить штраф меньше минимального размера, ссылаясь на часть 3.2 статьи 4.1 КоАП. Для этого нужно доказать наличие исключительных обстоятельств в совершённом нарушении в его последствиях, показать тяжёлое имущественное и финансовое положение. Тогда возможно снизить штраф вдвое от минимального. Примеры исключительных обстоятельств: 50 судов, проверка налоговой, увольнение бухгалтера, ДТП — всё это в один месяц, и вы физически не успели подготовить уведомления.

Этот порядок работает только для ООО. В акционерных обществах всё сложнее: больше обязательных вопросов, которые нужно обсудить на собрании, больше документов, больше требований к оформлению документов. Лучше обратиться к юристу. Или подключайтесь к Кнопке мы разберёмся с любыми вопросами.

Подсказала Харлампова Татьяна — юрист в Кнопке.

Рассказала всем Пахалуева Маша — маркетолог.

Все статьи мы анонсируем в Телеграме. Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь :)