Кнопка сдаёт отчётность вовремя и без ошибок. Рассказываем, почему мы это можем и как к этому пришли.

Что такое репетиция отчётности?

За месяц до каждой отчётности мы проводим репетицию. На ней делаем всё то же самое, что и в настоящую отчётность: прибираем базу, сверяем документы и формируем список, чего не хватает, рассчитываем налог и проверяем слаженную работу бухгалтеров на разных участках. Дедлайны стоят такие же, как в отчётность — никаких поблажек.

У репетиции четыре цели:

  1. Дать заранее клиенту понимание о приблизительной сумме налога.
  2. Показать заранее список недостающих документов, чтобы у клиента было время их собрать.
  3. Прибрать базу за два месяца, чтобы даже во время отчётности работать в ритмичном режиме без авралов.
  4. Заранее обнаружить серьёзные аномалии или проблемы, которые нельзя решить быстро.

Что это нам даёт

Репетиция отчётности позволяет заранее планировать отчётный месяц и распределять объём работы среди всех бухгалтеров. В итоге, нагрузка изначально известна, все работают, никто не простаивает, но и не перегружен.

К отчётным датам у нас заранее прибрано в базе по двум месяцам из трёх — это сокращает объём работы в саму отчётность. Мы уже точно знаем, по каким клиентам мы ещё ожидаем документы, а по каким документов не будет — на это не тратим драгоценное время в отчётность.

80% клиентов поддерживают репетицию и активно участвуют в сборе документов. Бывает, клиент не присылает документы в репетицию, мы не заставляем. Примерно в середине отчётного месяца напоминаем о приближении срока и окончательно сверяем, каких документов не хватает. Тут важно понимать: если прислать 12000 документов за день до отчётности, то не стоит рассчитывать на налог с учётом всех этих документов.

Как мы к этому пришли

Год назад в апреле мы кардинально поменяли внутреннюю структуру сервиса. Чтобы продолжать расти и сохранять при этом качество и контроль, мы были вынуждены отказаться от модели команд, где каждый делал по-своему. Вместо них создали профильные команды: бухгалтеры, первичники, зарплатники, юристы, бизнес-ассистенты. Так мы смогли управлять качеством в бухгалтерии и отчётности.

Когда мы начали управлять качеством, стало можно говорить о гарантии. Чтобы гарантировать сроки для каждого клиента, мы создали план отчётности. Это было в июне. Июль показал, что план — это хорошо, но сам план был ещё плох.

За август учли, что ещё упустили, и поменяли план. Чтобы не ждать октября с настоящей отчётностью, решили проверить его заранее и провести отчётность в сентябре. Так у плана появилось название — репетиция отчётности. Мы проверяли, насколько разные роли слаженно работают, где возникают заторы. Следили, выдерживаем ли сроки, где ошибаемся и как исправляем ошибки. Тестировали новые инструменты, которые координируют работу первичников и ведущих бухгалтеров, и создавали метрики, которые показывают, как у нас дела в цифрах.

В сентябре отработали наш новый план. Он оказался хорошим. Репетиция позволила навести порядок за два месяца квартала — июль и август. В первую репетицию успели проверить 80% клиентов.

Плавно зашли в отчётность, подтянули всех клиентов и закончили в срок без глобальных задержек сотрудников на работе. Всё сдали вовремя по-честному — без нулевых отчётов ради выполнения сроков.

Сразу после отчётности опросили клиентов, почувствовали ли они какие-то изменения. Клиенты отметили улучшения в процессах, сроках и прозрачности нашей работы. Многие почувствовали, что мы заранее готовимся к отчётности: мы давали клиентам достаточное время собрать недостающие документы, сообщали примерный налог и рассказывали, как ещё можно его уменьшить.

Так у нас появилась ритмичность: репетиция за месяц до отчётности, сама отчётность, затем месяц стандартной работы. Отличия есть только в годовую отчётность: в феврале сдаём годовые отчёты, а в марте уже готовимся к отчётности за 1 квартал.

Сейчас в июне репетируем отчётность за 2 квартал, которая начнётся в июле. К этому времени добились стройной синхронизации между первичниками и ведущими бухгалтерами — нагрузка между ними распределяется равномерно. Чтобы быть в этом уверенными и вовремя замечать, что где-то пошёл перекос нагрузки — процессам создали метрики, которые видны каждой роли в режиме реального времени. Так мы быстро реагируем на изменения, и все вместе подключаемся к решению проблемы.

Не всегда успеваем отрепетировать всех клиентов. Но это не означает, что по остальным сделаем плохо. С них мы начинаем настоящую отчётность.

Когда стали смотреть за метриками каждый день, заметили, как быстро мы обрабатываем объём задач и документов. Научились прогнозировать, сколько ещё нам нужно рабочих дней, чтобы сдать отчётность по всем клиентам. В этой же метрике видно, где происходит задержка или скачок нагрузки.

Изначально мы создали метрики, чтобы следить за согласованной работой бухгалтеров, а как следствие получили инструмент для прогнозирования отчётности :) Добавили к этому метрики грязноты баз. Они показывает выделен ли НДС в документах, есть ли дубли каких-то документов, неправильный учёт УСН, проблемы с ведомостью по зарплате, непроведённые документы, займы, проценты и другие факторы. По каждому клиенту бухгалтер заранее видит, какие ошибки есть в базе, сколько их и как сильно они мешают сдаче отчётности.

Что получили

В таком ритме прошёл почти год, репетиция показала пользу. Для клиента:

  • заранее известна примерная сумма налога;
  • недостающие документы по сделкам перечислены в виде понятного и удобного списка внутри приложения.

Для нас:

  • бухгалтеры загружены равномерно и работают без авралов в отчётность;
  • отчёты сдаём вовремя и без суеты;
  • совершаем меньше ошибок;
  • сохраняем порядок в базах;
  • заранее знаем, успеваем ли сдать отчётность в срок, если нет — принимаем меры по ускорению.

Благодаря репетициям, последние 4 отчётности мы сдали вовремя и без авралов.

Что в итоге

Отчётность — процесс, в котором важна совместная скоординированная работа клиента и бухгалтера. Но мы всё равно научились выстраивать процесс так, чтобы максимально упростить жизнь предпринимателя в отчётность.

Например, одна из таких задач — это получение документов, которых не хватает для учёта. Мы сделали в приложении понятный раздел, где видно список недостающих документов, он регулярно обновляется и соответствует состоянию базы. Клиенту не приходится постоянно спрашивать бухгалтера о том, каких документов не хватает, всё видно в приложении.

Мы понимаем, как мало времени и много задач у предпринимателей. Поэтому постоянно улучшаем процессы и делаем это с заботой, чтобы клиентам не приходилось долго разбираться и вникать в нашу работу.

Присоединяйтесь!

Подсказал — Андрей Кадыров, вождь и технолог в Кнопке.

Рассказала всем — маркетолог Катя Кузьминская.

Все статьи мы анонсируем в Телеграме. Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь :)